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Betriebliche Prozesse optimieren mit der Digitalisierung

Ob wir wollen oder nicht, immer wieder bekommen wir Diskussionen über die Digitalisierung zu hören. Oft auch in einem negativen Kontext: Die Digitalisierung in unserem Land geht zu langsam voran. Oder: Die Digitalisierung führt dazu, dass der Mensch immer weiter überwacht wird. Unsere Daten sind nicht sicher, schädliche Software übernimmt die Kontrolle über unsere Identität. Hinter dem Begriff der Digitalisierung stehen oft ganz unterschiedliche Bedeutungen. Manchmal muss der Begriff für die flächendeckende Versorgung mit schnellem Internet auch in ländlichen Gebieten herhalten. Oder es geht um die Handynetze. Und dann wird wieder von der Digitalisierung in der Schule gesprochen. Blättern die Kinder noch in gedruckten Büchern oder sind sie schon mit digitalen Endgeräten ausgestattet? Illustriert der Lehrer seinen Unterricht mit dem Taglichtprojektor und dem TV-Wagen, in dem noch ein alter Videorekorder steht? An manchen Schulen soll das tatsächlich der Fall sein.

Digitalisierung – Ein Wort mit vielen Bedeutungen.

digitalisierung
Gerd Altmann auf Pixabay (pixabay license)
Natürlich verstehen wir, was gemeint ist, wenn unsere Mitmenschen von der Digitalisierung sprechen. Oft geht es darum, dass die digitale Welt immer mehr Einfluss auf unser Leben nimmt. Wir legen keine Schallplatte mehr auf, um Musik zu hören. Wir starten einfach einen entsprechenden Dienst auf unserem Handy. Wir legen keine Kassette mehr in den Videorekorder, wenn wir uns einen Film ansehen wollen, wir starten einfach den passenden Streaming-Dienst. Und in der Corona-Zeit haben viele Menschen neue Freunde in der Virtual Reality kennen gelernt. Einfach ein Headset aufsetzen und schon befinden wir uns in einem virtuellen Raum zusammen mit anderen Menschen und können miteinander reden, spielen oder auch arbeiten.

Digitalisierung – Die ursprüngliche Bedeutung

Es gibt auch eine strengere Definition des Begriffs der Digitalisierung. Hierbei geht es darum, analoge Daten in ein digitales Format zu konvertieren. So digitalisieren wir etwa alte Vinyl-Schallplatten, indem wir einen Verstärker mit dem Computer verbinden und das Eingangssignal in einem digitalen Format abspeichern. Und wenn wir Fotos in einen Flachbettscanner legen, dann nehmen wir ebenfalls eine Digitalisierung im engeren Sinne vor. Wenn Unternehmen ihre Papierdokumente ins digitale Format bringen, dann ist das natürlich auch eine Digitalisierung.

Die Digitalisierung im Betrieb

Aktenordner lassen sich nur sehr langsam durchsuchen und sie benötigen viel Platz. Was könnten wir nur mit dem vielen Raum machen, den die Aktenschränke im Büro einnehmen? Ist es wirklich noch zeitgemäß, alle Dokumente in Ordnern aus Karton und Papier zu lagern? Aber wie bringen wir die bereits angehäuften Papierdokumente ins digitale Format? Ist das nicht eine Aufgabe für Jahrzehnte? Ja, das ist es. Zumindest dann, wenn jedes Blatt Papier einzeln in den Flachbettscanner eingelegt werden soll. Doch es gibt schnellere und praktikablere Lösungen. Die Experten von KSU Consult helfen Ihnen gerne dabei, den richtigen Weg zu gehen, um wichtige Papierdokumente in moderne digitale Formate zu konvertieren.

Vorteile der Digitalisierung

Wie schon angesprochen, benötigen digitale Daten viel weniger Platz als dicke Aktenordner. Ist Ihr Büro immer noch ein Lagerplatz für Papierdokumente? Sicherlich können Sie den Raum sinnvoller nutzen. Digitale Daten beschleunigen und optimieren aber auch betriebliche Abläufe. Ein Aktenordner kann immer nur in einem Büro gleichzeitig genutzt werden. Und wenn ein anderer Mitarbeiter ein Duplikat benötigt, dann ist schon wieder eine Tour zum guten alten Fotokopierer vonnöten. Können alle Mitarbeiter jedoch auf die Daten zugreifen, die für ihre Arbeit notwendig und freigegeben sind, dann kann das betriebliche Prozesse nicht unerheblich beschleunigen. Vor allem in der Suche sind digitale Daten dem Papierdokument weit überlegen. Wie lange muss ich in einem Ordner blättern, bis ich gefunden habe, wonach ich suche. Und dann halte auch nur das Dokument in meinen Händen und muss noch dessen Inhalt durchforsten. Digitale Daten können per Stichwortsuche gefunden werden. Das spart Zeit und nicht zuletzt dann auch Geld für das Unternehmen.

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